Cara Kompres PDF – Zaman semakin pesat berkembangnya. Banyak perangkat elektronik yang menggunakan sistem komputer, seperti PC, laptop bahkan smartphone pun mengembangkan fitur canggih untuk menunjang kebutuhan hidup manusia. Salah satunya ialah ruang dalam penyimpanan sebuah data (data storage) terhadap suatu perangkat elektronik.

Salah satu cara yang dapat kita lakukan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan cara melakukan kompresi pada file. Perlu kita ketahui bahwa kompresi merupakan suatu teknik mengecilkan ukuran data file yang dari besar menjadi lebih kecil tanpa mengubah-ubah isi dari file tersebut. Tujuan dari melakukan kompres file yang berfungsi sebagai menghemat dalam pemakaian data storage dan agar menjaga dalam kapasitas tersebut yakni selalu cukup dalam menyimpan sebuah data yang lainnya.

Dalam pembahasan kali ini, kami akan memaparkan mengenai Cara Kompres PDF yang benar dan mudah dipahami. Sebelum membahas mengenai hal tersebut, mari kita bahas sejenak apa itu PDF.

Apa itu PDF?

PDF merupakan sebuah format dalam dokumen digital yang sering digunakan baik dalam kepentingan pekerjaan ataupun perkuliahan. Membaca file dengan menggunakan format PDF biasanya lebih disukai daripada file dengan format Word. Di samping, file yang berformat PDF juga lebih sulit untuk mengubah isinya, karena pada umumnya file PDF biasanya dilengkapi dengan fitur proteksi.

Awalnya format tersebut yakni telah digunakan dalam pertukaran dokumen digital, namun sekarang format PDF juga digunakan untuk tampilan dokumen dua dimensi yang terdiri dari huruf, grafik vektor, teks, dan gambar.

Tidak hanya itu, saat ini Adobe System Inc. sedang mengembangkan sebuah program 3-D Acrobat dengan kemampuan PDF untuk membaca dokumen tiga dimensi. PDF telah menjadi standar ISO sejak Juli 2008 dengan kode 32000-1:2008.

Menurut definisi PDF di atas, format ini sering digunakan dalam administrasi perkantoran karena kemudahannya. Meskipun format ini kurang bagus di awal publikasi karena kalah bersaing dengan pendahulunya yaitu Microsoft Office, namun karena memiliki fungsi yang user-friendly untuk pengarsipan dokumen, PDF kini semakin sering digunakan.

Bahkan software untuk mengakses format PDF tidak hanya Adobe Reader, tetapi juga Foxit Reader, Sumatra PDF, Adobe Flash, dan lain-lain.

Cara Kompres PDF dengan Microsoft Word

Berikut ialah berbagai cara untuk kompres PDF dengan Microsoft Word, simak ulasannya selengkapnya sebagai berikut:

Buka PDF di Microsoft Word dengan menggunakan opsi Open di menu file. Kita juga bisa men-drag file PDF ke lembar kerja Word untuk membukanya.
Kemudian, klik File> Save As
Pada menu dropdown jenis file, pilih PDF.
Kemudian carilah opsi Optimize for.
Pilihlah opsi Minimum size (publishin onlie)
Kemudian klik save dan file PDF telah terkompres.

Cara Kompres PDF dengan Adobe Acrobat

Berikut ialah cara-cara atau langkah-langkah mengubah PDF dengan melalui software Adobe Acrobat, diantaranya ialah:

Buka software Adobe Acrobat
Pilih File yang terletak pada Menu Bar dan pilih file yang ingin dikompres menjadi file PDF
Setelah itu, klik Save As Other
Klik Reduced Size PDF
Saat muncul tampilan pemberitahuan kemudian klik OK
Tunggulah proses konversi ke format kompres
Klik Save untuk file tersebut

Keunggulan PDF Dibandingkan dengan Format Dokumen Lainnya

Format PDF yakni tidak mempunyai kelebihan tersendiri dibandingkan dengan format dokumen yang lainnya. Di bawah ini merupakan fungsi atau kegunaan dokumen di dalam perusahaan:

1. PDF Mempunyai Fitur Lock

Adobe Systems membuat fungsi utama dalam PDF. Jadi jika Anda ingin menyembunyikan dokumen sehingga dokumen tidak dapat disalin atau dokumen yang ingin dilihat orang lain, Anda dapat menggunakan fungsi yang paling penting untuk memberikan kata sandi pada dokumen PDF.

2. Menggunakan Format PDF yang Fleksibel

Seperti yang dijelaskan dalam definisi PDF sebelumnya, portabel mengacu pada produk digital fleksibel yang memungkinkan format ini dibuka di perangkat apa pun seperti komputer atau ponsel cerdas.

Meskipun format ini dimulai pada perangkat dengan versi berbeda, format tersebut tidak mengubah konten file. Isi dari ekstensi file PDF telah diperbaiki dan tidak akan berubah tanpa bantuan perangkat lunak lain untuk mengubah konten teks di dalamnya.

Ini adalah keunggulan PDF dibandingkan Microsoft Word, yang cenderung mengubah komposisi konten ketika dibuka di versi Microsoft yang berbeda.

3. PDF yang Dapat di Edit

Khawatir bahwa dokumen yang Anda konversi ke PDF tidak dapat dikonversi lagi? Atau ada susunan teks yang berantakan? Jangan khawatir, Anda bisa mengedit isi file PDF menggunakan software PDF reader.

4. PDF dapat Menyimpan Gambar

Tidak hanya file dalam bentuk teks, dalam format PDF Anda juga dapat menyimpan data dalam bentuk gambar, foto dan grafik. Selain itu, mengonversi file ke format PDF dapat mengurangi ukuran sebuah file.

5. Kompatibel dengan Komputer yang Berbeda

Tidak seperti dokumen dan format lain yang hanya dapat dibuka di komputer yang telah menginstal perangkat lunak Microsoft Office. Format PDF ini kompatibel dengan berbagai sistem operasi komputer seperti Windows, Linux, Mac OS, dan lainnya.

Sekarang PDF diterima dan digunakan secara luas, mudah untuk menggunakan perangkat lunak karena bukan hanya Adobe Reader.

Adobe Systems berkomitmen untuk terus mengembangkan fitur terbaik dalam PDF. Di masa depan juga, PDF akan dapat mendukung formulir, hyperlink, Javascript, dan fungsi lainnya.